Software su misura o soluzione standard? Come capire cosa conviene davvero alla tua azienda

Ogni azienda utilizza software per gestire una parte del proprio lavoro: clienti, ordini, preventivi, documenti, magazzino, appuntamenti, produzione o comunicazioni interne.
All'inizio, una soluzione standard può essere più che sufficiente. È semplice da adottare, ha costi prevedibili e permette di iniziare rapidamente. Ma cosa succede quando l'azienda cresce, i processi diventano più complessi e il software inizia a imporre il proprio modo di lavorare?
È proprio in quel momento che può diventare utile valutare un software su misura, progettato intorno alle reali esigenze dell'azienda.
In occasione del Programmer's Day, vogliamo soffermarci proprio su questo: non esiste una soluzione migliore in assoluto tra software standard e software personalizzato. Esiste quella più adatta al modo in cui lavora la tua azienda.

Software standard e software su misura: qual è la differenza?

Un software standard è una soluzione progettata per rispondere alle esigenze di un numero molto ampio di aziende.
Pensiamo ai comuni CRM, software per la fatturazione, piattaforme per la gestione dei progetti o programmi per la prenotazione degli appuntamenti. Offrono funzionalità già definite e generalmente possono essere configurati entro determinati limiti.
Un software su misura, invece, viene progettato e sviluppato partendo dai processi specifici dell'azienda.
Non si tratta semplicemente di aggiungere qualche funzione in più, ma di costruire uno strumento che segue il flusso di lavoro reale: ruoli, procedure, automazioni, collegamenti con altri sistemi e informazioni da gestire.
La differenza principale può quindi essere riassunta così: con un software standard è spesso l'azienda ad adattarsi allo strumento; con un software su misura è lo strumento ad adattarsi all'azienda.

Quando una soluzione standard è la scelta giusta

Sviluppare un software personalizzato non è sempre necessario.
Se le necessità dell'azienda sono comuni e facilmente gestibili attraverso prodotti già presenti sul mercato, scegliere una soluzione standard può essere la decisione più efficiente.
Può essere adatta, per esempio, quando:
• i processi aziendali sono relativamente semplici;
• non sono necessarie integrazioni particolari;
• le funzionalità richieste sono già disponibili;
• l'organizzazione non presenta flussi di lavoro specifici;
• il numero di utenti o reparti coinvolti è limitato.

In questi casi acquistare o sottoscrivere un software esistente permette spesso di contenere l'investimento iniziale e iniziare a utilizzarlo velocemente.
Il problema nasce quando, con il passare del tempo, i limiti dello strumento cominciano a trasformarsi in limiti per l'azienda.

I segnali che indicano che il software non ti basta più

Capita più spesso di quanto si pensi.
Il gestionale fa alcune cose, ma per il resto servono fogli Excel. Un'informazione viene inserita in un programma e poi copiata manualmente in un altro. Per ottenere un report bisogna esportare più file e unirli. Alcuni dipendenti utilizzano procedure parallele perché il software non permette di gestire una determinata situazione.
Singolarmente possono sembrare piccoli inconvenienti.
Sommati ogni giorno, però, significano tempo perso, maggiore possibilità di errore e processi più difficili da controllare.
Tra i segnali più comuni troviamo:
• attività ripetitive svolte manualmente;
• dati duplicati su programmi differenti;
• utilizzo eccessivo di fogli di calcolo per compensare funzioni mancanti;
• difficoltà nel far comunicare software diversi;
• report che richiedono molto tempo per essere preparati;
• procedure interne più complesse del necessario;
• necessità di utilizzare molti strumenti diversi per completare un unico processo;
• funzionalità essenziali che il fornitore del software non può sviluppare.

Quando queste situazioni diventano quotidiane, può essere il momento di chiedersi non soltanto quanto costa sviluppare un nuovo software, ma anche quanto costa continuare a lavorare con strumenti non adatti.

Un software su misura parte dai processi, non dalla tecnologia

Uno degli errori più comuni è pensare allo sviluppo software partendo da una lista di funzionalità.
“Ci serve un gestionale con questa schermata, questo pulsante e questo report.”
Un buon progetto dovrebbe partire prima ancora da un'altra domanda: come lavora realmente l'azienda?
Quali informazioni entrano? Chi deve utilizzarle? Quali passaggi vengono eseguiti ogni giorno? Dove si perde più tempo? Quali operazioni potrebbero essere automatizzate? Quali strumenti esistenti devono continuare a essere utilizzati?
Solo dopo aver analizzato questi aspetti ha senso progettare la tecnologia.
Un software personalizzato può così diventare uno strumento capace di semplificare un processo, anziché limitarsi a digitalizzarlo.

Software diversi non dovrebbero diventare isole

Un'altra esigenza sempre più frequente riguarda le integrazioni tra software.
Nel corso degli anni un'azienda può dotarsi di molti strumenti: CRM, gestionale, e-commerce, sito web, software amministrativo, sistemi di prenotazione, applicazioni mobile e piattaforme esterne.
Il problema nasce quando questi sistemi non comunicano tra loro.
Un ordine ricevuto online deve essere ricopiato nel gestionale. Una richiesta arrivata dal sito deve essere inserita manualmente nel CRM. I dati di un cliente vengono aggiornati su una piattaforma ma rimangono vecchi su un'altra.
Lo sviluppo personalizzato permette invece di creare connessioni tra strumenti differenti, facendo circolare automaticamente le informazioni dove servono.
Il risultato non è soltanto una maggiore comodità: significa ridurre duplicazioni, errori e attività che non producono reale valore.

Automazioni: meno attività ripetitive, più tempo per il lavoro importante

Uno dei maggiori vantaggi della progettazione di software personalizzati riguarda la possibilità di automatizzare operazioni che oggi vengono eseguite manualmente.
Per esempio, un sistema può:
→ generare automaticamente determinati documenti;
→ inviare notifiche al verificarsi di una condizione;
→ assegnare attività ai diversi reparti;
→ aggiornare più database contemporaneamente;
→ organizzare richieste e lead;
→ creare report periodici;
→ gestire autorizzazioni e flussi di approvazione;
→ collegare attività svolte da clienti, collaboratori e personale interno.
Un'automazione apparentemente piccola, ripetuta centinaia o migliaia di volte durante l'anno, può tradursi in un risparmio significativo di tempo.
Ed è proprio qui che il software smette di essere semplicemente un costo IT e diventa uno strumento per aumentare l'efficienza dell'organizzazione.

E se l'azienda cresce?

Un'altra domanda importante riguarda il futuro.
Un software che oggi funziona perfettamente potrebbe non essere più sufficiente quando aumentano clienti, dipendenti, sedi, ordini o volumi di dati.
Per questo un progetto personalizzato dovrebbe essere pensato anche in termini di scalabilità.
Nuovi moduli possono essere aggiunti nel tempo, nuove procedure possono essere integrate e il sistema può evolvere insieme all'organizzazione.
Non significa prevedere oggi tutto ciò di cui l'azienda avrà bisogno tra dieci anni. Significa però evitare di costruire uno strumento rigido che debba essere completamente sostituito alla prima evoluzione dei processi.

Il vantaggio di avere un unico partner digitale

Un software aziendale raramente vive da solo.
Può aver bisogno di dialogare con il sito web, con un e-commerce, con un'applicazione mobile, con servizi cloud, sistemi di pagamento, infrastrutture server o strumenti utilizzati dal reparto marketing.
Per questo avere un partner in grado di conoscere l'intero ecosistema digitale dell'azienda può fare una grande differenza.
In AleMar Web ci occupiamo di sviluppo software, gestionali personalizzati, CRM, applicazioni, integrazioni e automazioni, ma anche dell'infrastruttura e degli strumenti digitali con cui questi sistemi devono comunicare.
Questo permette di progettare le diverse componenti come parti di un unico sistema, evitando di creare una nuova “isola” tecnologica ogni volta che nasce un'esigenza.

Software standard o personalizzato? La vera domanda è un'altra

La scelta non dovrebbe essere guidata dall'idea che un software personalizzato sia necessariamente migliore di uno standard.
In moltissimi casi una piattaforma già esistente è esattamente ciò che serve.
La domanda da porsi è piuttosto: gli strumenti che utilizzi stanno semplificando il lavoro della tua azienda oppure sei tu ad aver organizzato il lavoro intorno ai loro limiti?
Se ogni nuova esigenza richiede un foglio Excel in più, una procedura manuale o l'utilizzo di un'altra piattaforma, probabilmente vale la pena analizzare il processo nel suo insieme.
A volte non serve sviluppare tutto da zero. Può bastare integrare strumenti già esistenti, automatizzare alcuni passaggi o realizzare soltanto le funzionalità realmente mancanti.
Ed è proprio dall'analisi delle esigenze che dovrebbe partire ogni progetto.

La tua azienda utilizza software che non riescono più a seguire il modo in cui lavori? Parliamone. Possiamo analizzare insieme processi, strumenti e criticità per capire se una soluzione personalizzata può davvero rendere il lavoro più semplice ed efficiente.